POLÍTICA DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

1. COMPROMISSO INSTITUCIONAL COM PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS

A PROPWASE desenvolve e disponibiliza soluções tecnológicas destinadas ao mercado imobiliário, incluindo sistemas de CRM, gestão de imóveis, clientes e leads, organização de operações comerciais, automações, dashboards, funcionalidades administrativas, recursos baseados em inteligência artificial e demais soluções integrantes de seu ecossistema tecnológico.

Considerando a natureza dessas atividades, a utilização da Plataforma poderá envolver o tratamento de dados pessoais pertencentes a diferentes categorias de titulares.

A PROPWASE adota uma estrutura de governança orientada pelos princípios da finalidade, adequação, necessidade, transparência, segurança, prevenção, não discriminação, responsabilização e prestação de contas.

A proteção de dados pessoais integra a arquitetura jurídica, operacional e tecnológica da PROPWASE e deverá ser considerada no desenvolvimento, evolução, disponibilização e operação das funcionalidades que compõem a Plataforma.

2. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

O tratamento de dados pessoais realizado no contexto da Plataforma PROPWASE observará a legislação brasileira aplicável, especialmente:

• a Lei Federal nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD;
• a Lei nº 12.965/2014 - Marco Civil da Internet;
• a Lei nº 10.406/2002 - Código Civil Brasileiro;
• a legislação aplicável aos registros, documentos, transações e contratos eletrônicos;
• quando juridicamente aplicável à relação concreta, a Lei nº 8.078/1990 - Código de Defesa do Consumidor;
• regulamentações, resoluções, orientações e decisões expedidas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados - ANPD.

Também serão observadas as normas aplicáveis à segurança da informação, comunicação de incidentes, atuação dos agentes de tratamento, direitos dos titulares e transferência internacional de dados pessoais.

Alterações legislativas ou regulatórias posteriores serão incorporadas às práticas da PROPWASE e poderão resultar em atualização desta Política.

3. PRINCÍPIOS APLICÁVEIS AO TRATAMENTO DE DADOS

As operações de tratamento realizadas sob responsabilidade da PROPWASE observarão os princípios estabelecidos pela legislação de proteção de dados pessoais.

Os dados deverão ser tratados:

• para finalidades legítimas, específicas e compatíveis com a relação estabelecida com o titular;
• de maneira adequada às finalidades informadas;
• dentro dos limites necessários para realização dessas finalidades;
• com transparência compatível com a natureza da operação;
• com medidas de segurança proporcionais aos riscos envolvidos;
• evitando tratamentos discriminatórios ilícitos;
• mediante adoção de mecanismos de prevenção e responsabilização.

A disponibilização da tecnologia pela PROPWASE não autoriza o tratamento indiscriminado de dados pessoais.

A PROPWASE e a CONTRATANTE deverão observar, dentro de suas respectivas responsabilidades, os princípios da necessidade, proporcionalidade, adequação, segurança e proteção aos direitos dos titulares.

4. PAPÉIS DOS AGENTES DE TRATAMENTO

A posição jurídica da PROPWASE e da CONTRATANTE será definida de acordo com a finalidade, contexto e decisões relacionadas a cada operação de tratamento.

O simples fato de dados serem armazenados ou processados tecnicamente na infraestrutura da PROPWASE não determina, isoladamente, sua posição como Controladora ou Operadora.

5. POSIÇÃO DA IMOBILIÁRIA COMO CONTROLADORA

Nos tratamentos envolvendo dados pessoais inseridos, cadastrados, importados, coletados ou utilizados pela imobiliária para execução de suas próprias atividades empresariais, comerciais e imobiliárias, a CONTRATANTE atuará, como regra geral, na condição de CONTROLADORA dos dados pessoais.

Caberá à CONTRATANTE definir as finalidades e tomar as decisões essenciais relacionadas à utilização dessas informações em sua operação.

Na condição de Controladora, compete à CONTRATANTE, entre outras obrigações:

• assegurar fundamento jurídico adequado para a coleta e utilização dos dados;
• prestar aos titulares as informações exigidas pela legislação;
• assegurar a legitimidade das bases de dados inseridas ou importadas;
• responder pelo exercício dos direitos dos titulares dentro de sua esfera de responsabilidade;
• controlar permissões de acesso concedidas a empregados, gestores, corretores, prestadores e demais usuários;
• impedir tratamentos incompatíveis com as finalidades legítimas de sua atividade;
• cumprir as demais obrigações legalmente atribuídas ao Controlador.

A contratação da PROPWASE como fornecedora de tecnologia não transfere à Plataforma a responsabilidade primária pelas decisões comerciais tomadas pela CONTRATANTE sobre os dados de sua própria operação.

6. POSIÇÃO DA PROPWASE COMO OPERADORA

Quando tratar dados pessoais por conta e ordem da CONTRATANTE exclusivamente para disponibilização e execução das funcionalidades tecnológicas contratadas, a PROPWASE atuará na condição de OPERADORA de dados pessoais.

Nessas situações, a PROPWASE realizará o tratamento de acordo com:

• as instruções lícitas da CONTRATANTE;
• os instrumentos contratuais aplicáveis;
• esta Política;
• a legislação de proteção de dados.

As operações poderão compreender armazenamento, organização, processamento, estruturação, consulta, disponibilização, automação, recuperação, segurança e outras atividades tecnicamente necessárias à execução dos serviços contratados.

A PROPWASE não adquire propriedade sobre os dados da carteira comercial da imobiliária pelo simples fato de armazená-los, processá-los ou organizá-los em seu ambiente tecnológico.

7. PROPWASE COMO CONTROLADORA INDEPENDENTE

A PROPWASE atuará como Controladora independente nos tratamentos em que determinar suas próprias finalidades legítimas.

Isso poderá ocorrer, entre outras hipóteses, para:

• administração da contratação;
• cadastro e gerenciamento de representantes e usuários;
• faturamento e cobrança;
• prevenção e combate a fraudes;
• autenticação e segurança;
• gestão de acessos e permissões;
• suporte e relacionamento com a CONTRATANTE;
• manutenção da integridade da Plataforma;
• auditorias;
• cumprimento de obrigações legais ou regulatórias;
• atendimento a autoridades competentes;
• exercício regular de direitos;
• investigação de atividades potencialmente ilícitas;
• proteção da infraestrutura tecnológica.

A definição da posição jurídica da PROPWASE deverá considerar a finalidade concreta da respectiva operação de tratamento.

8. DADOS PESSOAIS TRATADOS

As categorias de dados tratadas dependerão das funcionalidades utilizadas pela CONTRATANTE, das informações efetivamente inseridas na Plataforma e da forma como os serviços forem utilizados.

Poderão ser tratados, entre outros:

• nome;
• telefone;
• e-mail;
• informações profissionais;
• cargo ou função;
• dados de representação empresarial;
• CRECI e outras informações profissionais relacionadas à atividade imobiliária;
• dados de autenticação;
• informações de usuários e permissões;
• registros de acesso;
• endereços IP;
• identificadores técnicos de dispositivos e sessões;
• histórico de utilização da Plataforma;
• registros de atendimento;
• informações relacionadas às atividades realizadas dentro do CRM.

No contexto da atividade imobiliária, poderão também ser tratados dados relacionados a:

• leads;
• compradores;
• vendedores;
• proprietários;
• locadores;
• locatários;
• potenciais clientes;
• interessados em imóveis;
• representantes de empresas;
• demais pessoas relacionadas às operações da CONTRATANTE.

Essas informações poderão compreender histórico de atendimento, origem do lead, preferências imobiliárias, interesses declarados, registros de contato, negociações, propostas, atividades executadas no CRM e demais informações necessárias à gestão do relacionamento comercial.

9. DADOS RELACIONADOS A IMÓVEIS E NEGOCIAÇÕES

A Plataforma poderá armazenar informações relacionadas aos imóveis cadastrados pela CONTRATANTE e aos titulares vinculados às respectivas operações.

Essas informações poderão envolver dados de proprietários, compradores, vendedores, locadores, locatários, representantes, contatos comerciais e demais participantes das operações imobiliárias.

Quando atuar como Controladora, a CONTRATANTE será responsável pela legitimidade, exatidão, pertinência e adequação das informações inseridas.

A PROPWASE não realiza, como regra, avaliação jurídica individualizada da titularidade, regularidade documental ou licitude de cada informação inserida pelos usuários da CONTRATANTE.

10. DADOS DE CONTRATAÇÃO, FATURAMENTO E PAGAMENTO

Para administrar sua relação contratual com a CONTRATANTE, a PROPWASE poderá tratar informações relacionadas a:

• plano contratado;
• valores de assinatura;
• modalidade de pagamento;
• histórico de cobranças;
• situação financeira da assinatura;
• informações fiscais;
• documentos administrativos;
• registros necessários à conciliação financeira.

Quando forem utilizados meios eletrônicos de pagamento, determinadas informações poderão ser processadas por instituições financeiras, adquirentes, subadquirentes, gateways, processadores ou outros prestadores especializados.

Sempre que a arquitetura utilizada permitir, dados financeiros sensíveis ou dados completos de meios de pagamento deverão permanecer sob processamento dos respectivos prestadores especializados, reduzindo sua exposição na infraestrutura da PROPWASE.

11. DADOS TÉCNICOS, LOGS E REGISTROS DE UTILIZAÇÃO

A utilização da Plataforma poderá gerar automaticamente registros técnicos necessários à segurança, auditoria, prevenção a fraudes e funcionamento dos serviços.

Esses registros poderão incluir:

• endereço IP;
• data e horário de acesso;
• usuário responsável;
• identificadores de sessão;
• informações sobre navegador ou dispositivo;
• eventos de autenticação;
• alterações de permissões;
• registros de atividades;
• operações executadas;
• tentativas de acesso;
• eventos técnicos relacionados ao funcionamento da Plataforma.

Essas informações poderão ser utilizadas para proteção da infraestrutura, investigação de incidentes, identificação de comportamento anormal, solução de problemas técnicos, prestação de suporte, preservação de evidências, cumprimento de obrigações legais e exercício regular de direitos.

Os registros sujeitos a prazos legais específicos serão preservados pelos períodos estabelecidos na legislação aplicável.

12. DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS

A Plataforma PROPWASE não possui como finalidade principal o tratamento de dados pessoais sensíveis.

A CONTRATANTE deverá evitar a inserção de dados dessa natureza quando não forem estritamente necessários à realização de finalidade legítima.

Caso determinada operação exija tratamento de dados pessoais sensíveis, caberá à CONTRATANTE, quando atuar como Controladora, avaliar previamente:

• a necessidade da informação;
• sua base legal;
• os riscos envolvidos;
• eventuais medidas adicionais de segurança.

A PROPWASE poderá adotar controles técnicos ou administrativos adicionais quando necessários ou exigidos pela legislação.

13. DADOS DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

A Plataforma PROPWASE é destinada prioritariamente a atividades empresariais e profissionais e não é direcionada diretamente a crianças.

Caso determinada operação imobiliária exija o tratamento de dados de crianças ou adolescentes, a CONTRATANTE deverá observar os requisitos legais aplicáveis e o princípio do melhor interesse desses titulares.

A disponibilidade da infraestrutura tecnológica da PROPWASE não constitui autorização para inserção de dados de menores sem fundamento jurídico adequado.

14. ORIGEM DOS DADOS

Os dados tratados na Plataforma poderão ser:

• fornecidos diretamente pelos titulares;
• fornecidos por representantes da CONTRATANTE;
• cadastrados por usuários autorizados;
• inseridos por corretores, gestores ou colaboradores;
• provenientes de formulários;
• provenientes de campanhas;
• provenientes de páginas ou ambientes digitais integrados;
• importados de bases legitimamente mantidas pela CONTRATANTE;
• obtidos através de integrações tecnológicas autorizadas;
• gerados por interações comerciais;
• produzidos automaticamente durante a utilização da Plataforma.

A CONTRATANTE será responsável por assegurar a legitimidade dos dados que inserir, importar ou disponibilizar quando atuar como Controladora da respectiva operação.

15. FINALIDADES DO TRATAMENTO

Os dados pessoais poderão ser tratados para:

• disponibilizar e operar a Plataforma;
• administrar contas corporativas;
• autenticar usuários;
• disponibilizar funcionalidades de CRM;
• gerenciar clientes e leads;
• administrar imóveis;
• estruturar pipelines comerciais;
• registrar históricos de relacionamento;
• acompanhar negociações;
• gerenciar equipes;
• gerar dashboards e indicadores;
• executar automações;
• disponibilizar recursos de inteligência artificial;
• prestar suporte;
• prevenir fraudes;
• manter a segurança;
• investigar atividades irregulares;
• administrar cobranças e faturamento;
• cumprir contratos;
• cumprir obrigações legais ou regulatórias;
• atender determinações judiciais, administrativas ou regulatórias;
• exercer regularmente direitos;
• manter e aprimorar a Plataforma.

A PROPWASE não realizará tratamentos incompatíveis com as finalidades legitimamente estabelecidas ou autorizadas pela legislação.

16. BASES LEGAIS PARA TRATAMENTO

O consentimento não constitui fundamento universal para todas as operações realizadas no ecossistema PROPWASE.

Dependendo da finalidade, da categoria de dados e da posição jurídica ocupada pela PROPWASE, poderão ser utilizadas as bases legais previstas na LGPD, incluindo:

• execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados a contrato;
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• exercício regular de direitos;
• legítimo interesse;
• proteção do crédito;
• consentimento;
• demais hipóteses legalmente aplicáveis.

Quando a imobiliária atuar como Controladora, caberá à CONTRATANTE definir, justificar e documentar as bases legais utilizadas em seus próprios tratamentos.

17. CONSENTIMENTO

Quando determinada operação depender de consentimento, este deverá ser obtido de maneira livre, informada e inequívoca para finalidade determinada.

A CONTRATANTE será responsável pela obtenção e gestão do consentimento quando essa for a base legal escolhida para operações sob sua responsabilidade.

Quando a PROPWASE atuar como Controladora e utilizar consentimento, adotará mecanismos compatíveis com os requisitos legais para obtenção, registro, gestão e eventual revogação.

A retirada do consentimento produzirá efeitos sobre tratamentos futuros, preservando-se as operações anteriormente realizadas de maneira legítima e as hipóteses legais que autorizem eventual conservação dos dados.

18. LEGÍTIMO INTERESSE

Quando determinado tratamento se fundamentar em legítimo interesse, deverão ser considerados:

• a finalidade pretendida;
• a necessidade do tratamento;
• as expectativas razoáveis do titular;
• potenciais impactos aos seus direitos;
• medidas destinadas à proteção do titular.

A PROPWASE poderá adotar avaliações internas, testes de balanceamento, registros de ponderação e outras medidas de governança adequadas à utilização dessa base legal.

O legítimo interesse não será utilizado para justificar tratamentos incompatíveis com direitos e liberdades fundamentais.

19. INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL E AUTOMAÇÃO

A Plataforma PROPWASE poderá incorporar funcionalidades baseadas em inteligência artificial, automação, modelos computacionais, sistemas de apoio à decisão e outras tecnologias destinadas a auxiliar as operações da CONTRATANTE.

Esses recursos poderão ser utilizados, conforme as funcionalidades contratadas, para:

• organização de informações;
• apoio ao atendimento;
• qualificação e organização de leads;
• sugestões de comunicação;
• criação e estruturação de conteúdo;
• automação de tarefas;
• classificação e estruturação de informações;
• suporte à gestão comercial;
• apoio à produtividade dos usuários;
• outras atividades compatíveis com a finalidade da Plataforma.

O tratamento realizado através desses recursos deverá observar os princípios de finalidade, necessidade, adequação, segurança e minimização.

A CONTRATANTE deverá orientar seus usuários a não inserirem indiscriminadamente em recursos de inteligência artificial:

• dados pessoais sensíveis;
• documentos confidenciais desnecessários;
• credenciais;
• informações protegidas de terceiros;
• dados cuja utilização não possua fundamento jurídico adequado.

Recursos de inteligência artificial possuem caráter de apoio tecnológico e não substituem a análise humana quando decisões relevantes exigirem avaliação profissional, jurídica, financeira, comercial ou de outra natureza.

20. INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL NO ATENDIMENTO E QUALIFICAÇÃO COMERCIAL

Funcionalidades baseadas em inteligência artificial poderão auxiliar atividades de atendimento, organização de informações, classificação de interações, análise de manifestações do usuário ou lead, qualificação comercial e encaminhamento de oportunidades.

Dependendo da funcionalidade utilizada, informações fornecidas pelo próprio titular ou existentes no ambiente autorizado da CONTRATANTE poderão ser processadas para gerar respostas, classificações, sugestões, resumos, recomendações ou automações.

Essas funcionalidades deverão ser utilizadas para finalidades relacionadas ao serviço contratado e observar os limites estabelecidos nesta Política, nos instrumentos contratuais aplicáveis e na legislação.

A utilização de recursos de inteligência artificial não autoriza a PROPWASE a utilizar indiscriminadamente a base comercial da CONTRATANTE para finalidades próprias incompatíveis com a prestação dos serviços.

21. DECISÕES AUTOMATIZADAS

Caso funcionalidades da Plataforma realizem tratamentos automatizados capazes de produzir decisões que afetem interesses dos titulares de forma juridicamente relevante, a PROPWASE observará os direitos e requisitos previstos na legislação aplicável dentro de sua esfera de responsabilidade.

Quando legalmente exigido, poderão ser fornecidas informações adequadas sobre os critérios e procedimentos utilizados, respeitados os limites destinados à proteção de:

• segredo comercial;
• segredo industrial;
• propriedade intelectual;
• segurança da informação;
• integridade tecnológica da Plataforma.

22. TREINAMENTO E APERFEIÇOAMENTO DE SISTEMAS DE INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL

A utilização de dados pessoais para treinamento, avaliação, desenvolvimento ou aperfeiçoamento de sistemas ou modelos de inteligência artificial dependerá de finalidade legítima, fundamento jurídico compatível e observância das obrigações contratuais aplicáveis.

O simples armazenamento de informações da CONTRATANTE no CRM não constitui autorização irrestrita para utilização de sua carteira comercial no treinamento de modelos próprios ou de terceiros para finalidades independentes da prestação dos serviços.

Quando uma operação dessa natureza envolver dados pessoais ou informações pertencentes à operação empresarial da CONTRATANTE, deverão ser observados os requisitos jurídicos, contratuais e de governança aplicáveis.

Sempre que possível e adequado à finalidade, serão priorizados dados anonimizados, agregados, sintéticos ou outras técnicas destinadas à redução da exposição de dados pessoais.

23. DADOS DA CARTEIRA COMERCIAL DA IMOBILIÁRIA

A PROPWASE reconhece que a carteira de clientes, leads, proprietários, compradores, vendedores, construtoras, parceiros e demais contatos comerciais inseridos pela CONTRATANTE integra sua operação empresarial.

A disponibilização da infraestrutura tecnológica da PROPWASE não transfere à PROPWASE a propriedade comercial da base.

A PROPWASE não utilizará automaticamente os clientes ou leads pertencentes à carteira da imobiliária para realização de campanhas comerciais próprias ou abordagem comercial direta em razão exclusiva da presença dessas informações no CRM.

Qualquer tratamento deverá possuir finalidade e fundamento jurídico compatíveis com a posição ocupada pela PROPWASE na respectiva operação.

24. COMPARTILHAMENTO DE DADOS

A operação de uma plataforma SaaS poderá exigir o compartilhamento ou disponibilização de acesso limitado a dados pessoais para terceiros responsáveis por atividades necessárias ou complementares à prestação dos serviços.

Essas atividades poderão compreender, entre outras:

• infraestrutura tecnológica;
• computação em nuvem;
• armazenamento e processamento;
• segurança cibernética;
• autenticação;
• comunicação;
• processamento de pagamentos;
• monitoramento e analytics;
• inteligência artificial;
• suporte técnico;
• prevenção a fraudes;
• integração entre sistemas.

O acesso deverá ser limitado às informações necessárias à respectiva atividade e observar os princípios de finalidade, adequação, necessidade e segurança.

Sempre que aplicável, a PROPWASE adotará instrumentos contratuais, técnicos ou administrativos destinados a estabelecer obrigações de proteção de dados compatíveis com os tratamentos realizados.

25. SUBOPERADORES

Quando atuar como Operadora de dados pessoais em nome da CONTRATANTE, a PROPWASE poderá contratar terceiros para auxiliar na realização de determinadas operações de tratamento.

Esses terceiros poderão atuar como suboperadores, conforme a natureza do serviço prestado.

A utilização de suboperadores poderá ser necessária à arquitetura tecnológica e à disponibilização das funcionalidades da Plataforma.

A PROPWASE adotará critérios de contratação e gestão compatíveis com os riscos e a natureza das atividades realizadas e poderá exigir dos prestadores obrigações relacionadas à:

• confidencialidade;
• proteção de dados;
• segurança da informação;
• limitação de finalidade;
• atendimento à legislação aplicável.

Informações adicionais sobre categorias de suboperadores ou aspectos relevantes de determinadas operações poderão ser disponibilizadas através dos canais oficiais da PROPWASE quando necessário à transparência ou ao cumprimento de obrigação legal ou contratual.

26. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS

A arquitetura tecnológica da PROPWASE ou dos serviços necessários à operação da Plataforma poderá envolver armazenamento, processamento, suporte ou acesso a dados pessoais em outros países.

Quando ocorrer transferência internacional de dados pessoais, a PROPWASE observará os requisitos da LGPD e da regulamentação expedida pela ANPD.

Conforme a situação concreta, poderão ser utilizados mecanismos juridicamente reconhecidos, incluindo:

• decisões de adequação;
• cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD;
• normas corporativas globais aprovadas quando aplicáveis;
• demais hipóteses, garantias ou mecanismos autorizados pela legislação ou pela autoridade competente.

Cláusulas contratuais específicas sujeitas à aprovação da autoridade somente serão utilizadas quando observados os requisitos regulatórios correspondentes.

A transferência internacional não implica autorização para tratamento incompatível com as finalidades legítimas relacionadas ao serviço.

Quando exigido pela legislação, serão disponibilizadas informações adicionais sobre as características relevantes da transferência e os mecanismos jurídicos aplicáveis.

27. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A PROPWASE adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais destinadas à proteção dos dados pessoais e à segurança da Plataforma, considerando a natureza das informações tratadas, os riscos envolvidos, sua arquitetura tecnológica e a evolução das práticas de segurança.

Essas medidas poderão incluir, conforme aplicável:

• controles de acesso;
• autenticação;
• gerenciamento de permissões;
• segregação lógica de ambientes;
• criptografia quando tecnicamente adequada;
• registros de atividades;
• monitoramento;
• rotinas de backup;
• mecanismos de recuperação;
• gestão de vulnerabilidades;
• proteção da infraestrutura;
• práticas de desenvolvimento seguro;
• mecanismos de prevenção a acessos não autorizados;
• procedimentos internos de segurança.

As medidas poderão ser atualizadas continuamente em razão da evolução tecnológica, dos riscos cibernéticos e das características da operação.

28. AUSÊNCIA DE GARANTIA DE RISCO ZERO

Nenhum sistema conectado à internet pode ser considerado absolutamente imune a falhas, ataques, vulnerabilidades ou incidentes de segurança.

A PROPWASE tem o dever de adotar medidas técnicas e administrativas compatíveis com os riscos de suas operações e com as exigências legais aplicáveis, não constituindo esta obrigação garantia absoluta de inexistência de incidentes.

Essa disposição não afasta responsabilidades legalmente atribuíveis à PROPWASE em decorrência de sua própria conduta ou eventual descumprimento de obrigações legais ou contratuais.

29. RESPONSABILIDADE DA CONTRATANTE PELA SEGURANÇA

A segurança da Plataforma depende também das práticas adotadas pela CONTRATANTE e por seus usuários.

A CONTRATANTE deverá:

• proteger suas credenciais;
• definir níveis adequados de permissão;
• impedir o compartilhamento irregular de acessos;
• desativar acessos de usuários desligados ou não autorizados;
• manter dispositivos e sistemas sob sua responsabilidade adequadamente protegidos;
• comunicar suspeitas de comprometimento de conta;
• orientar corretores, gestores, empregados, colaboradores e demais usuários sobre boas práticas de segurança e proteção de dados.

A PROPWASE não responderá por incidentes comprovadamente decorrentes de conduta exclusiva da CONTRATANTE, de seus usuários ou de terceiros sob sua responsabilidade, sem prejuízo das responsabilidades legalmente atribuíveis a cada agente.

30. INCIDENTES DE SEGURANÇA

A PROPWASE mantém procedimentos destinados à identificação, avaliação, contenção, mitigação, investigação e registro de incidentes relevantes relacionados à segurança da informação e proteção de dados pessoais.

Quando atuar como Operadora e tomar conhecimento de incidente envolvendo dados pessoais tratados em nome da CONTRATANTE, a PROPWASE comunicará a respectiva Controladora sem demora indevida, fornecendo, na medida em que estiverem disponíveis, as informações necessárias à avaliação do evento.

A comunicação poderá incluir, conforme aplicável:

• natureza do incidente;
• categorias de dados afetadas;
• informações disponíveis sobre titulares potencialmente envolvidos;
• medidas de contenção ou mitigação adotadas;
• riscos identificados;
• informações adicionais necessárias ao atendimento das obrigações legais.

Quando atuar como Controladora e o incidente estiver sujeito à comunicação à ANPD, aos titulares ou a outras autoridades, a PROPWASE adotará as providências exigidas pela legislação e regulamentação vigentes.

Os registros relativos a incidentes serão preservados pelo prazo legal aplicável e, quando exigido pela regulamentação, por período não inferior ao determinado pela autoridade competente.

31. COOPERAÇÃO EM INCIDENTES

Quando um incidente envolver dados pessoais sob controle da CONTRATANTE, PROPWASE e CONTRATANTE deverão cooperar dentro de suas respectivas responsabilidades.

A PROPWASE poderá fornecer informações técnicas relacionadas ao ambiente e aos eventos identificados.

A CONTRATANTE deverá fornecer informações relativas ao contexto de utilização dos dados, categorias de titulares, finalidades, bases legais e demais elementos sob seu conhecimento.

Cada agente permanecerá responsável pelas obrigações legalmente atribuídas à sua atuação.

32. BACKUP, DISPONIBILIDADE E CONTINUIDADE

A PROPWASE poderá manter rotinas de backup, redundância, recuperação e continuidade operacional destinadas à proteção da disponibilidade e integridade dos serviços.

Cópias de segurança não deverão ser interpretadas como serviço individual e permanente de arquivamento de documentos da CONTRATANTE, salvo quando determinada funcionalidade ou instrumento contratual estabelecer expressamente condição diferente.

Dados eliminados do ambiente operacional poderão permanecer temporariamente em backups até a conclusão dos respectivos ciclos técnicos de retenção e substituição.

33. RETENÇÃO DE DADOS

Os dados pessoais serão mantidos pelo período necessário ao cumprimento das respectivas finalidades e das obrigações legais ou contratuais aplicáveis.

Os critérios de retenção poderão considerar:

• natureza e categoria dos dados;
• finalidade do tratamento;
• duração da relação contratual;
• papel da PROPWASE como Controladora ou Operadora;
• necessidade de segurança ou prevenção a fraudes;
• obrigações fiscais, contábeis, regulatórias ou administrativas;
• exercício regular de direitos;
• prazos prescricionais;
• investigações ou incidentes;
• ordens de autoridades competentes.

Registros sujeitos a prazos obrigatórios específicos serão mantidos de acordo com a legislação aplicável.

Quando os dados deixarem de ser necessários e não existir fundamento jurídico que justifique sua conservação, poderão ser eliminados, anonimizados ou submetidos a outro procedimento permitido pela legislação.

34. CANCELAMENTO E ENCERRAMENTO DA ASSINATURA

O encerramento da assinatura não implica necessariamente eliminação imediata de todos os dados pessoais existentes nos ambientes tecnológicos.

Antes da data efetiva de encerramento, a CONTRATANTE deverá utilizar os recursos disponibilizados pela Plataforma para exportar os dados que desejar preservar.

Após o encerramento, determinadas informações poderão permanecer temporariamente armazenadas para:

• realização de procedimentos técnicos;
• processamento de backups;
• segurança;
• cumprimento de obrigações legais;
• prevenção a fraudes;
• exercício regular de direitos;
• resolução de disputas;
• atendimento de ordens de autoridades competentes.

Após o término dos períodos aplicáveis, os dados serão eliminados ou anonimizados, salvo quando houver fundamento jurídico que autorize sua manutenção.

35. EXPORTAÇÃO E PORTABILIDADE DE DADOS DA OPERAÇÃO

Quando tecnicamente disponibilizado, a Plataforma poderá permitir que a CONTRATANTE exporte informações pertencentes à sua operação.

A exportação estará sujeita:

• às funcionalidades disponibilizadas;
• à segurança da informação;
• aos direitos de terceiros;
• à legislação;
• às limitações técnicas razoáveis.

O direito de acesso ou exportação de dados não implica obrigação da PROPWASE de fornecer:

• códigos-fonte;
• algoritmos;
• modelos proprietários;
• prompts ou instruções internas;
• estruturas proprietárias de inteligência artificial;
• segredos comerciais;
• arquitetura interna de sistemas;
• demais ativos de propriedade intelectual da PROPWASE ou de terceiros.

36. DIREITOS DOS TITULARES

Os titulares poderão exercer os direitos previstos na legislação de proteção de dados pessoais.

Esses direitos poderão compreender, quando juridicamente aplicáveis:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação;
• portabilidade;
• informação sobre compartilhamento;
• informação sobre possibilidade e consequências da recusa de consentimento;
• revogação do consentimento;
• oposição ao tratamento;
• revisão de decisões automatizadas, quando aplicável;
• demais direitos previstos na legislação.

O exercício desses direitos estará sujeito às hipóteses, limitações e exceções estabelecidas pela legislação.

37. SOLICITAÇÕES RELACIONADAS À BASE DA IMOBILIÁRIA

Quando a PROPWASE receber solicitação relacionada a dados cuja Controladora seja determinada CONTRATANTE, poderá encaminhar a solicitação à respectiva imobiliária.

A CONTRATANTE será responsável pela avaliação e resposta dentro de sua esfera de responsabilidade.

Quando necessário e tecnicamente possível, a PROPWASE poderá prestar suporte razoável à CONTRATANTE para localização, correção, exportação, bloqueio, anonimização ou eliminação das informações envolvidas.

38. SOLICITAÇÕES RELACIONADAS A TRATAMENTOS DA PROPWASE

Quando a solicitação envolver tratamento em que a PROPWASE seja controladora, a própria PROPWASE realizará a análise e adotará as providências cabíveis.

Poderão ser solicitadas informações adicionais destinadas a confirmar a identidade ou legitimidade do solicitante antes da disponibilização, alteração, exclusão ou entrega de dados pessoais.

Essa verificação tem como finalidade proteger os titulares contra acessos ou solicitações fraudulentas.

39. ENCARREGADO PELO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A PROPWASE manterá Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais e canal adequado para comunicações relacionadas à privacidade e proteção de dados, observadas as exigências legais aplicáveis.

A identificação do Encarregado e seus dados de contato serão disponibilizados de forma clara e acessível nos canais oficiais da PROPWASE.

O canal poderá ser utilizado para:

• exercício de direitos;
• esclarecimentos sobre privacidade;
• comunicações relacionadas à proteção de dados;
• solicitações de titulares;
• contatos de autoridades competentes.

As informações do Encarregado poderão ser atualizadas sem necessidade de alteração integral desta Política, desde que permaneçam publicamente acessíveis através dos canais oficiais da PROPWASE.

40. COOKIES E TECNOLOGIAS SEMELHANTES

Os ambientes digitais da PROPWASE poderão utilizar cookies e tecnologias semelhantes para finalidades relacionadas à:

• autenticação;
• segurança;
• funcionamento da Plataforma;
• preferências do usuário;
• analytics;
• desempenho;
• marketing, quando aplicável.

A utilização dessas tecnologias será disciplinada adicionalmente pela Política de Cookies da PROPWASE.

Quando determinada categoria de cookie ou tecnologia depender de consentimento, serão disponibilizados mecanismos adequados para manifestação e gerenciamento das preferências.

41. COMUNICAÇÕES CORPORATIVAS E MARKETING

A PROPWASE poderá utilizar dados de representantes, gestores, usuários e contatos corporativos da CONTRATANTE para comunicações relacionadas à:

• contratação;
• faturamento;
• suporte;
• segurança;
• atualização da Plataforma;
• funcionalidades;
• eventos;
• conteúdos institucionais;
• relacionamento comercial;
• produtos ou serviços relacionados ao ecossistema PROPWASE, quando juridicamente permitido.

Quando a comunicação possuir natureza promocional e estiver sujeita ao direito de oposição ou gerenciamento de preferências, a PROPWASE disponibilizará mecanismo adequado ao destinatário.

A PROPWASE não utilizará automaticamente dados de clientes ou leads pertencentes à carteira da imobiliária para realizar marketing próprio diretamente a esses titulares em razão exclusiva da presença dos dados no CRM.

42. DADOS ANONIMIZADOS E INFORMAÇÕES AGREGADAS

A PROPWASE poderá utilizar dados efetivamente anonimizados, informações estatísticas ou dados agregados para:

• desenvolvimento de produtos;
• segurança;
• análise de desempenho;
• inteligência de mercado;
• estudos estatísticos;
• planejamento;
• evolução tecnológica;
• aprimoramento das funcionalidades.

Quando dados estiverem efetivamente anonimizados de acordo com os critérios legais e não puderem ser razoavelmente reidentificados, deixarão de ser tratados como dados pessoais para fins da legislação aplicável enquanto permanecer essa condição.

A PROPWASE poderá adotar medidas destinadas a reduzir riscos de reidentificação.

43. MELHORIA E DESENVOLVIMENTO DA PLATAFORMA

Informações técnicas e métricas de utilização poderão ser analisadas para identificar erros, melhorar usabilidade, reforçar a segurança, avaliar desempenho e desenvolver ou aperfeiçoar produtos e serviços.

Quando essas atividades envolverem dados pessoais, deverá existir fundamento jurídico compatível.

Sempre que a identificação individual não for necessária, a PROPWASE poderá priorizar o uso de informações anonimizadas, agregadas ou outras técnicas de minimização.

44. CONFIDENCIALIDADE

A PROPWASE adota medidas destinadas à proteção da confidencialidade das informações acessadas em razão da prestação dos serviços.

Empregados, colaboradores, prestadores, fornecedores ou terceiros autorizados deverão possuir acesso limitado às respectivas funções e estar submetidos a obrigações adequadas de confidencialidade.

Informações protegidas somente poderão ser acessadas ou divulgadas quando necessário para:

• execução dos serviços;
• cumprimento de obrigação legal;
• atendimento de determinação de autoridade competente;
• segurança da Plataforma;
• exercício regular de direitos;
• demais hipóteses juridicamente autorizadas.

45. AUDITORIA, PREVENÇÃO A FRAUDES E SEGURANÇA

A PROPWASE poderá tratar informações para:

• realizar auditorias;
• prevenir abusos;
• identificar fraudes;
• investigar comprometimento de credenciais;
• proteger ativos tecnológicos;
• verificar cumprimento dos Termos Gerais de Uso;
• preservar a integridade de seus sistemas.

Essas atividades poderão envolver análise de registros, logs, padrões de utilização e outras informações necessárias à identificação de eventos suspeitos.

O acesso será limitado às pessoas ou sistemas devidamente autorizados.

46. REQUISIÇÕES JUDICIAIS, ADMINISTRATIVAS E REGULATÓRIAS

A PROPWASE poderá preservar, acessar ou fornecer informações quando necessário para:

• cumprir obrigação legal;
• atender ordem judicial;
• responder a requisição válida de autoridade pública;
• cumprir determinação administrativa;
• atender procedimento regulatório;
• exercer ou defender direitos.

Sempre que juridicamente possível, a disponibilização será limitada às informações necessárias ao cumprimento da respectiva obrigação.

Esta disposição não constitui autorização genérica para compartilhamento indiscriminado de informações.

47. REORGANIZAÇÃO SOCIETÁRIA E OPERAÇÕES EMPRESARIAIS

Em eventual fusão, incorporação, aquisição, cisão, reorganização societária, rodada de investimento, alienação de unidade de negócio, venda de ativos ou operação empresarial equivalente, informações, contratos e ativos poderão integrar a respectiva operação na medida necessária e juridicamente permitida.

Serão preservadas as obrigações aplicáveis de confidencialidade, segurança e proteção de dados.

Eventual sucessora deverá observar as obrigações legais correspondentes aos tratamentos assumidos.

48. RESPONSABILIDADE DA CONTRATANTE SOBRE SUA BASE DE DADOS

A CONTRATANTE será responsável pela legitimidade das informações inseridas ou importadas na Plataforma quando atuar como Controladora.

É vedada a utilização da PROPWASE para armazenamento ou tratamento de:

• bases de dados obtidas ilegalmente;
• informações coletadas mediante fraude;
• dados obtidos mediante violação de direitos;
• informações destinadas a tratamentos discriminatórios ilícitos;
• dados utilizados para práticas ilegais;
• informações cuja utilização viole a legislação de proteção de dados.

Caso a PROPWASE identifique indícios razoáveis de utilização ilícita da Plataforma, poderá adotar medidas previstas nos Termos Gerais de Uso, incluindo restrição ou suspensão de acesso, sem prejuízo das medidas legalmente cabíveis.

49. PROIBIÇÃO DE UTILIZAÇÃO ILÍCITA DE DADOS

É vedada a utilização da Plataforma para práticas incompatíveis com a legislação de proteção de dados, privacidade, segurança da informação ou demais normas aplicáveis.

A CONTRATANTE não poderá utilizar a infraestrutura da PROPWASE para:

• coleta clandestina de informações;
• comercialização ilícita de bases;
• fraude;
• perseguição;
• tratamento discriminatório ilegal;
• invasão de privacidade;
• atividades contrárias ao ordenamento jurídico.

A PROPWASE poderá cooperar com autoridades competentes quando existir obrigação legal para tanto.

50. GOVERNANÇA EM PRIVACIDADE

A PROPWASE manterá estrutura de governança compatível com a natureza, dimensão e evolução de suas operações.

Essa estrutura poderá compreender:

• políticas internas;
• procedimentos de segurança;
• controles de acesso;
• registros de operações de tratamento;
• avaliações de risco;
• gestão de incidentes;
• procedimentos de atendimento aos titulares;
• instrumentos contratuais com prestadores;
• processos relacionados à utilização de inteligência artificial;
• treinamentos;
• mecanismos de auditoria;
• demais medidas necessárias à proteção dos dados.

A governança poderá ser continuamente atualizada em razão do crescimento da Plataforma, evolução tecnológica, alterações regulatórias ou surgimento de novos riscos.

51. PRIVACIDADE DESDE A CONCEPÇÃO E POR PADRÃO

A PROPWASE incorporará, de forma compatível com sua arquitetura e processo de desenvolvimento, princípios de proteção de dados desde a concepção de novas funcionalidades.

Essa abordagem poderá incluir:

• minimização de dados;
• controles de acesso;
• configurações de segurança;
• segregação lógica;
• limitação de permissões;
• avaliações de risco;
• proteção por padrão;
• análise dos impactos relacionados a novas tecnologias.

52. RESPONSABILIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS

A PROPWASE manterá mecanismos razoáveis destinados a demonstrar a adoção de medidas de conformidade com a legislação de proteção de dados.

A responsabilização e prestação de contas não significam garantia absoluta de ausência de riscos, mas exigem controles, processos e evidências compatíveis com a natureza e a dimensão das operações realizadas.

A CONTRATANTE deverá manter mecanismos adequados de conformidade relativamente aos tratamentos sob sua própria responsabilidade.

53. RELAÇÃO ENTRE PROPWASE E CONTRATANTE

A relação tecnológica existente entre a PROPWASE e a CONTRATANTE não torna automaticamente ambas corresponsáveis por todas as operações realizadas pela outra parte.

A atribuição de responsabilidades deverá considerar:

• a posição de cada agente;
• as decisões relacionadas às finalidades;
• os meios essenciais do tratamento;
• as instruções fornecidas;
• a natureza de cada operação;
• a legislação aplicável.

Cada parte responderá pelas obrigações juridicamente atribuíveis à sua atuação, ressalvadas as hipóteses legais de responsabilidade solidária ou outras formas de responsabilização previstas em lei.

54. DIREITO DE REGRESSO E RESPONSABILIDADES

Caso uma parte suporte prejuízo, condenação, sanção ou obrigação decorrente de conduta ilícita comprovadamente atribuível à outra parte, permanecerá preservado o direito de regresso nos limites permitidos pela legislação e pelos instrumentos contratuais aplicáveis.

Nenhuma disposição desta Política pretende excluir ou limitar responsabilidade que não possa ser afastada por norma legal obrigatória.

55. ALTERAÇÕES DESTA POLÍTICA

A PROPWASE poderá atualizar esta Política em razão de:

• alterações legislativas ou regulatórias;
• novas orientações da ANPD;
• evolução tecnológica;
• novos produtos ou serviços;
• modificações relevantes de infraestrutura;
• alteração de funcionalidades;
• evolução dos sistemas de inteligência artificial;
• mudanças nos processos de tratamento;
• aperfeiçoamento da governança.

Alterações relevantes poderão ser comunicadas através da Plataforma, e-mail, área administrativa, site ou outros canais oficiais.

A versão vigente será identificada através do número da versão e respectiva data de atualização.

56. VERSÕES ANTERIORES E REGISTRO DE ATUALIZAÇÕES

A PROPWASE poderá manter registro de versões anteriores desta Política para fins de:

• governança;
• auditoria;
• transparência;
• evidência jurídica;
• demonstração das condições aplicáveis em determinado período.

Quando disponibilizado tecnicamente, usuários poderão consultar a versão vigente e informações sobre alterações relevantes.

57. RELAÇÃO COM OS TERMOS GERAIS DE USO

Esta Política integra o conjunto jurídico aplicável à utilização da Plataforma PROPWASE.

Questões relacionadas a planos, pagamentos, renovação, cancelamento, inadimplência, licenciamento, propriedade intelectual, utilização da Plataforma e demais obrigações comerciais serão reguladas prioritariamente pelos Termos Gerais de Uso - Segmento Imobiliárias, contratos e instrumentos comerciais aplicáveis.

Questões relativas ao tratamento e proteção de dados pessoais serão disciplinadas por esta Política, pelos instrumentos específicos de proteção de dados eventualmente celebrados e pela legislação aplicável.

58. ACORDO DE TRATAMENTO DE DADOS

A relação entre a PROPWASE e determinadas CONTRATANTES poderá ser complementada por Acordo de Tratamento de Dados Pessoais - DPA ou instrumento contratual equivalente.

Esse instrumento poderá estabelecer regras específicas relacionadas à:

• atuação da PROPWASE como Operadora;
• instruções da Controladora;
• medidas de segurança;
• tratamento por terceiros;
• transferência internacional;
• incidentes;
• direitos dos titulares;
• retenção;
• exclusão ou devolução de dados;
• auditoria;
• cooperação entre as partes;
• demais obrigações aplicáveis.

59. RELAÇÃO COM A POLÍTICA DE COOKIES

A utilização de cookies, identificadores digitais e tecnologias semelhantes será disciplinada adicionalmente pela Política de Cookies da PROPWASE - Segmento Imobiliárias.

A Política de Cookies deverá ser interpretada conjuntamente com este documento sempre que as tecnologias utilizadas envolverem tratamento de dados pessoais.

60. PREVALÊNCIA DOS INSTRUMENTOS E DA LEGISLAÇÃO

Esta Política deverá ser interpretada conjuntamente com os demais instrumentos integrantes da contratação.

Contratos corporativos ou acordos específicos poderão estabelecer obrigações adicionais relacionadas à proteção de dados.

Nenhuma disposição contratual poderá afastar norma legal de aplicação obrigatória.

Quando existir incompatibilidade entre disposição desta Política e norma cogente posterior, prevalecerá a legislação vigente.

61. CANAIS DE PRIVACIDADE

A PROPWASE manterá canais oficiais destinados ao recebimento de comunicações relacionadas à privacidade e proteção de dados.

Esses canais poderão ser utilizados para:

• solicitações de titulares;
• esclarecimentos sobre esta Política;
• comunicações relacionadas à segurança;
• exercício de direitos;
• contatos relacionados à proteção de dados;
• comunicações de autoridades competentes;
• canal conta@propwase.com

A identificação e os dados atualizados de contato do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais serão mantidos nos canais oficiais da PROPWASE.

62. CIÊNCIA DA CONTRATANTE

Ao contratar ou utilizar a Plataforma, a CONTRATANTE declara ter recebido acesso a esta Política e possuir ciência das regras aplicáveis ao tratamento de dados realizado no contexto dos serviços.

A CONTRATANTE compromete-se a orientar seus representantes, gestores, empregados, corretores, colaboradores e demais usuários autorizados sobre as responsabilidades relativas à:

• privacidade;
• confidencialidade;
• segurança da informação;
• proteção de dados;
• utilização adequada da Plataforma.

A disponibilização desta Política não substitui eventual consentimento quando determinada operação depender especificamente dessa base legal.

63. DISPOSIÇÕES FINAIS

A presente Política integra a estrutura jurídica e de governança do ecossistema PROPWASE e deverá ser interpretada em conformidade com os princípios da boa-fé, transparência, segurança jurídica, proteção dos titulares, autonomia empresarial e desenvolvimento tecnológico responsável.

A eventual invalidade, nulidade ou inexequibilidade de determinada disposição não afetará as demais cláusulas, que permanecerão válidas na máxima extensão permitida pelo ordenamento jurídico.

A PROPWASE poderá estabelecer documentos complementares relacionados à:

• segurança da informação;
• retenção de dados;
• inteligência artificial;
• cookies;
• gestão de incidentes;
• tratamento por terceiros;
• transferências internacionais;
• governança;
• demais matérias relevantes à proteção da Plataforma e dos titulares.